Byggðarráð Borgarbyggðar

Eiríkur Ólafsson, sviðsstjóri fjármálasviðs, mætti til fundarins og greindi frá niðurstöðum samanburðar á yfirliti yfir rekstur sveitarfélagsins við áætlun fyrstu tvo mánuði ársins. Greiðslur frá Jöfnunarsjóði skila sér seinna inn en áætlað var, en engar breytingar hafa orðið á áætlun greiðslna úr sjóðnum. Samkvæmt frávikagreiningunni er reksturinn í heild og tekjur á þessum tímapunkti nokkuð í takt við áætlun.

Klara Kristinsdóttir, starfsmaður skólaþjónustu, mætti til fundarins og greindi frá stöðu útboðs. Áætlað er að útboðsgögn verði tilbúin fyrir næsta fund byggðarráðs til samþykktar.

Íris Gunnarsdóttir, gæða- og mannauðsstjóri mætir til fundarins og kynnir framlögð drög að fyrstu útgáfu gæðahandbókar fyrir starfsemi sveitarfélagsins. Byggðarráð fagnar þeirri vinnu sem lögð hefur verið í gæðahandbók sveitarfélagsins, en í fyrstu útgáfu gæðahandbókarinnar eru 47 samtals sem gerðir eru fyrir ráðhús Borgarbyggðar. Verkferlar eru samþykktir af framkvæmdaráði sveitarfélagsins sem skipa sveitarstjóri og sviðsstjóra. Einstaka verkferlar eru lagðir fyrir byggðaráð til samþykktar, þar sem um stærri málefni er að ræða og verkferlar sem teljast lögbundnir. Þegar hefur byggðarráð samþykkt að fara eftir verkferli um framkvæmdir á vegum sveitarfélagsins.

Byggðarráð samþykkir framlögð drög að gæðastefnu Borgarbyggðar sem hefur þann tilgang að setja fram áherslur sveitarfélagsins í gæðamálum og vera leiðarvísir starfsfólks í að tryggja að gæði og þjónusta séu í samræmi við væntingar starfsmanna og íbúa sveitarfélagsins.

Enn fremur samþykkir byggðarráð framlögð drög að verklagsreglum vegna viðauka fjárhagsáætlunar, sem er ætlað að stuðla að samræmdum vinnubrögðum við gerð viðauka við fjárhagsáætlun sveitarfélagsins.

Byggðarráð staðfestir vilja þess að rifta samkomulagi sveitarfélagsins við leigutaka að Grímshúsinu. Byggðarráð telur mikilvægt að litið verði til húsnæðisins í þeirri vinnu sem er að hefjast varðandi framtíðarskipulag Brákareyjar, sem hluta af þeim innviðum sem hægt er að vinna með við skipulagningu og framtíðarsýn Brákareyjar.

Byggðarráð felur sveitarstjóra að staðfesta riftun framangreinds samkomulags. Enn fremur er óskað eftir að sveitarstjóri láti meta hvað þurfi að gera fyrir húsið til þess að verja það fyrir skemmdum og hvernig sé hægt að nýta húsnæðið til bráðabirgða. Gert er ráð fyrir að málið verði lagt fyrir að nýju fyrir byggðarráð þegar þeirri úttekt er lokið.

Sveitarstjóra er falið að ljúka samningaviðræðum við Skorradalshrepp. Því er hafnað að stofna umrædda samninganefnd. Skorradalshreppur hefur ekki verið með gildan samning um þjónustu fyrir íbúa sína frá því upphafi árs 2021, telur byggðarráð þá stöðu alvarlega en skort hafi á vilja hjá hreppsnefnd Skorradalshrepps að ljúka þeim samningaviðræðum sem staðið hafa. Byggðarráð leggur áherslu á að forsendur samninga við önnur sveitarfélög um þjónustu verði að lágmarki að endurspegla raunkostnað við veitingu þjónustunnar. Verði ekki kominn á samningur fyrir 1. maí nk. mun Borgarbyggð ekki veita íbúum Skorradalshrepps neina þjónustu frá og með 1. júní 2022.

Flosi Sigurðsson, sviðsstjóri stjórnsýslu- og þjónustusviðs, fer yfir þau drög sem eru kynnt að samkomulagi við verktaka vegna breytinga á framkvæmdum við Ljósleiðara Borgarbyggðar. Byggðarráð felur sveitarstjóra að vinna áfram að málinu á þeim grundvelli sem lagður er fram.

Í framlögðu bréfi kemur fram að ráðuneytið muni meðal annars fjalla um hvort stjórnsýsla sveitarfélagsins í tengslum við framkvæmdir sveitarfélagsins við Grunnskólann í Borgarnesi hafi verið í samræmi við formreglur fjármálakafla sveitarstjórnarlaga, í samræmi við reglur um bindandi áhrif fjárhagsáætlana og hvort þær hafi farið að reglum um forsvaranlega meðferð fjármuna gerir til framkvæmda á vegum sveitarfélagsins að örðu leyti.
Byggðarráð fékk KPMG til þess að gera hlutlausa úttekt á ferli og eftirliti með framkvæmdum við húsnæði

Grunnskólans í Borgarnesi sem vísað er til í bréf ráðuneytisins. Skýrslan var lögð fram á 587. fundi byggðarráðs og birt með fundargerðinni á heimasíðu Borgarbyggðar. Eins og fram kemur í bókun frá þeim fundið liggur fyrir að ljóst er að annmarkar voru á vinnulagi og eftirliti stjórnsýslunnar allt frá upphafi framkvæmdar árið 2014. Ekki lá fyrir í upphafi með ítarlegum hætti hlutverk og ábyrgð byggingarnefndar, stjórnenda og eftirlits, ekki var farið eftir þágildandi innkaupareglum og einstaka þættir ekki unnir með fullnægjandi hætti. Með skýrslunni kemur skýrt fram hvaða atriði það voru sem fóru úrskeiðis við framkvæmdina og telur sveitarfélagið nauðsynlegt að gera úrbætur á því ferli sem hefur verið við framkvæmdir.

Á sama fundi voru tekin fyrir drög að verkferli um framkvæmdir á vegum sveitarfélagsins og var þá samþykkt að farið yrði eftir honum í framkvæmdum sveitarfélagsins þar eftir. Tvær byggingarnefndir hafa nú verið stofnaðar á grundvelli nýs verkferils og verður verkefnalýsing verkefnastjóra og verkeftirlitsmanns tekin fyrir á fyrsta fundi bygginganefndanna. Á fundi byggðarráðs í dag eru enn fremur lögð fram drög að fyrstu útgáfu gæðahandbókar Borgarbyggðar og hefur byggðarráð samþykkt nýjar verklagsreglur um viðauka við fjárhagsáætlun sveitarfélagsins sem eiga að koma í veg fyrir að farið sé með fjármuni sveitarfélagsins í samræmi við formreglur fjármálakafla sveitarstjórnarlaga og í samræmi við bindandi áhrif fjárhagsáætlana.

Byggðarráð felur sveitarstjóra að svara erindi ráðuneytisins.

Samþykkt samhljóða.

Guðveig Eyglóardóttir leggur fram eftirfarandi bókun: Niðurstaða þessa bréfs frá ráðuneytinu kemur undirritaðri fulltrúa Framsóknar ekki á óvart. Í bréfinu kemur eftirfarandi fram „ Ráðuneytið telur mál þetta þannig vaxið að vísbendingar séu um að stjórnsýsla sveitarfélagsins hafi ekki samræmst lögum“ Ábendingar undirritaðra vegna framkvæmda á vegum sveitarfélagsins hefur verið svarað síðust tvö ár með þeim hætti að um rangfærslur sé að ræða. Það eru ekki góð tíðindi að niðurstaðan sé sú að ráðuneytið telji ástæðu til að taka stjórnsýslu sveitarfélags til formlegrar umfjöllunar en mikilvægt að íbúar geti treyst því að eftirlit með fjármálum og stjórnsýslu sé virkt. Undirrituð bindur vonir við að niðurstaða úttektar KPMG og ný gæðahandbók leiði til þess að raunverulegar úrbætur verði á verkferlum, yfirsýn verði betri og að reglur um fjárheimildir og viðauka verði virtar.

Vegna rekstrarlegra breytinga á Reiðhöllinni Vindáss ehf. hefur Reiðhöllin nú sagt upp leigusamningi við Seláss ehf. og áætla er að slíta því félagi. Borgarbyggð er eigandi 50% hlutar í Reiðhöllinni Vindás ehf. og hefur niðurfelling á skuld Reiðhallarinnar Vindás ehf. á tæplega 27 milljón króna kröfu félagsins á hendur Seláss ehf. bein áhrif á rekstrarniðurstöðu sveitarfélagsins.

Byggðarráð samþykkir ofangreinda niðurfærslu vegna Reiðhallarinnar Vindáss ehf., með þeim fyrirvara að Hestamannafélagið Borgfirðingur samþykki framlagðan leigusamning.

Ekki var gert ráð fyrir að lengja opnunartímann aftur í fjárhagsáætlun sveitarfélagsins vegna 2022 og felur byggðarráð sveitarstjóra að kanna nánar kostnað við lengingu opnunartímans og þær breytingar sem þarf að gera á vaktafyrirkomulagi íþróttamiðstöðvarunnar, til þess að koma til móts við óskir sundiðkenda.

Byggðarráð þakkar samantektina. Byggðarráð felur sveitarstjóra að vinna áfram að málinu með starfsfólki umhverfis- og framkvæmdadeildar og vatnsveitur sveitarfélagsins og málið lagt að nýju fyrir byggðarráð.

Á 559. fundi byggðarráðs var samþykkt að leigja Ferðafélagi Borgarfjarðarhrepps gangnamannaskála á Vatnaleið og fól sveitarstjóra að ganga til samninga við ferðafélagið um leiguna. Ákveðið var í samráði við Ferðafélagið að leigan myndi hefjast á árinu 2022, enda höfðu skálarnir þegar verið leigðir að miklu leyti þegar erindið var tekið fyrir í byggðarráði.

Byggðarráð leggur til við sveitarstjórn að samþykkja framlagðan leigusamning á gangnamannaskálunum við Langavatn og Hítarvatn og feli sveitarstjóra að undirrita samninginn.

Lagður er fram tölvupóstur Lindu Rósar Alfreðsdóttur, f.h. félags- og vinnumarkaðsráðuneytisins, dags. 30. mars 2022, þar sem fram koma upplýsingar um að ráðuneytið hafi leitað samstarfs við Borgarbyggð og Bifröst um að útbúatímabundna aðstöðu fyrir flóttafólk frá Úkraínu sem hefur fengið dvalarleyfi af mannúðarástæðum vegna stríðsátaka á Íslandi. Lögð hafa verið fram drög að kostnaðaráætlun vegna þjónustu við hópinn og á þeim grundvelli ákveðið daggjald fyrir hvern íbúa. Ráðuneytið óskar er eftir að hægt verði að byrja að nýta úræðið á Bifröst strax þrátt fyrir að ekki liggi fyrir endanlegir samningar um úrræðið milli Borgarbyggðar og ráðuneytisins, en að unnið verði með hliðsjón af því að samningarnir grundvallist á kostnaðaráætlun sveitarfélagsins.
Byggðarráð fagnar því að úrræðið sé komið á þann stað að hægt sé að fara að vinna eftir því. Byggðarráð samþykkir að strax verði farið að vinna með úrræðið þrátt fyrir að samningar liggi ekki fyrir, enda muni ráðuneytið tryggja fastan kostnað sveitarfélagsins vegna verkefnisins, þar sem kostnaðaráætlun er unnin út frá því að allt að 150 manns verði gestir sveitarfélagsins á hverjum tíma, en verði þeir færri hafi það ekki þau áhrif að daggjald dekki ekki allan fastan kostnað og breytilegan kostnað sem fylgir hverjum gesti. Kostnaðaráætlun sveitarfélagsins er jafnframt unnin hratt, en stýrihópur sem sveitarstjóri skipaði vegna málsins hefur unnið vel að skipulagningu móttökunnar og þeirra bjarga sem nauðsynlegar eru. Byggðarráð telur nauðsynlegt að sveitarfélagið geti leitað til ráðuneytisins verði kostnaðurinn hærri en áætlanir gerðu ráð fyrir.

Byggðarráð samþykkir að tilnefna Halldóru Lóu Þorvaldsdóttur, Magnús Smára Snorrason og Orra Jónsson í starfshópinn. Sveitarstjóri starfar með starfshópnum og aflar nauðsynlegra upplýsinga til að hægt sé að taka upplýsta ákvörðun um kjör og starfsskilyrði kjörinna fulltrúa hjá Borgarbyggð.

Byggðarráð felur sveitarstjóra að gera erindisbréf fyrir starfshópinn og leggja fram fyrir næsta fund byggðarráðs.

Byggðarráð samþykkir tilboð lægstbjóðanda, B. Björnsson ehf. í vinnu við drenlagnir á Hvanneyri.

Lagt fram til kynningar.

Byggðarráð telur stofnun Nýsköpunar- og þróunarseturs í Borgarfirði með eins metnaðarfull markmið og umræðir vera mikinn akkur fyrir sveitarfélagið og geti haft jákvæða þróun á atvinnulíf á svæðinu. Byggðarráð Borgarbyggðar leggur til við sveitarstjórn að samþykkja stofnaðild að setrinu með 500 þúsund króna stofnframlagi. Byggðarráð felur sveitarstjóra að undirbúa viðauka vegna málsins og leggja fyrir sveitarstjórn.